Ознакомление с личными делами на работе как часто делать

Издание Подписаться на журнал Форум для специалистов по кадрам Авторам Рекламодателям. Рубрики Новое в законодательстве Практика применения трудового законодательства Кадровое делопроизводство Трудовая книжка Трудовые споры Охрана труда Оплата труда Рабочее время Социальное обеспечение Пенсионное обеспечение Бухгалтерия и кадры Надзор и контроль Архивное дело Зарубежный опыт Кадровый менеджмент Рекрутинг Банк документов Мотивация труда. Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня г.



Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
>> ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ <<


Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ
Содержание:

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
>> ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ <<

Законодательно обязательные бланки не утверждены, поэтому учреждения вправе разработать их самостоятельно в произвольном формате. Более того, они могут применять формы, утвержденные разными министерствами.

Инструкция: оформляем журнал учета личных дел работников

Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия. Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье. Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников. Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом. При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.

Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его увольнения. Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл. Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов.

Строго утвержден он только для гос. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет. Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет. Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие. Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу.

Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.

Не рекомендуется использовать для внесения записей гелевые ручки, так как чернила подобного типа подвержены быстрому выцветанию. Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи.

Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет. Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела.

Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации. В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел — это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя. Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде. Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают.

При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано.

Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые. Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись. В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.

Вести или нет личные дела на сотрудников предприниматель решает сам, но несомненно их наличие — это существенный плюс для любой компании. Руководствуются хронологическим принципом, то есть документы в личное дело работника помещаются по мере их появления.

После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив.

При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы , остальных работников — желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством. Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме см.

Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается в листе-заверителе посмотрите образец. На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, то есть прошить их в общем деле особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год.

В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело это нормативное требование.

В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела образец приводится по ссылке :. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела обычно в скобках. Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки. Об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье — Опись дел по личному составу.

В состав документов, которые составляют личное дело работника, входят следующие бумаги :. На год относительно порядка формирования и ведения дел сотрудников существуют следующие положения :. За формирование личного дела несет ответственность начальник отдела кадров.

Он, в свою очередь, может поручить такую обязанность рядовому работнику ОК , который может отвечать за личные дела отдельного подразделения или же всех работников фирмы или предприятия.

Личное дело открывается непосредственно в день приема гражданина на работу — сразу же после формирования туда вносят все предоставленные копии основных документов работника паспорта, диплома, ИНН и т. В последствии, при необходимости и по мере поступления дополнительных бумаг, копий приказов, кадровая служба осуществляет дополнение папки , обязательно занося все их наименования в отдельную опись каждого личного дела. Стоит отметить, что несмотря на очевидное удобство ведения подобной документации, многие организации, особенно с большой текучестью кадров, постепенно отказываются от их оформления.

Инструкция по заполнению журнала содержит такие пункты , обязательные к выполнению кадровыми работниками:. Имеется одно основное преимущество составления и ведения личного дела сотрудника — это обобщение и систематизация информации обо всех работниках, которые трудоустроены на конкретном предприятии.

Такие документы могут понадобиться во многих случаях — при определении возможности перевода на другую должность, повышении оклада, представлении к премии, предоставлению контролирующим органам любой необходимой информации, получению сведений об уже уволенных сотрудниках, систематизация любых прочих данных. При определении порядка ведения и заполнения дел сотрудников по имеющимся совместителям не существует каких-либо ограничений или особенностей.

В том случае, если фирма или предприятие ведут учет подобных документов, то и по совместителю аналогичная папка со всеми ксерокопиями должна иметься в наличии. Для начала все-таки следует заметить, что ведение личных дел работников — не обязательный процесс в отношении абсолютно всех категорий нанимателей.

В соответствии с российским законодательством личные дела необходимо вести только на граждан, которые замещают должности госслужбы. Обязанность, включающая формирование и ведение личных дел работников, может возлагаться на работодателя — государственное предприятие организацию также посредством отраслевого нормативного акта. К примеру: приказ Российского потребительского надзора от На основании данного документа сформировано и введено в оборот Положение о ГУК главное управление кадров.

Кроме того, процедура ведения личных дел сотрудников может быть предписана управляющей компанией иными словами, вышестоящей организацией. На остальных же предприятиях и в организациях руководство наделено правом принятия решения по поводу необходимости исполнения рассматриваемого процесса, а также в случае решения в положительную сторону — на какие категории сотрудников целесообразно вести дела личного характера.

Положение о ведении личных дел работников предписывает, что анализируемая процедура, как правило, касается следующих категорий граждан:. Правила ведения личных дел работников, как выяснилось, не подразумевают некоторой обязательности. Однако многие частные компании предусматривают ведение дел личного характера в отношении абсолютно всех своих сотрудников.

Это не зависит от статуса и ранга, а также от выполняемой рабочей деятельности кстати, именно поэтому сюда включается даже технический персонал. Дело в том, что ведение личных дел работников — весьма удобный источник получения информации.

Кроме того, данное положение касается абсолютно каждого работника. В единой папке собраны важнейшие копии приказов по сотруднику, его личная документация, а также иные необходимые бумаги.

Важно отметить, что именно инструкция по ведению личных дел работников, носящих личную природу, служит инструментом закрепления сведений. Сегодня создание дел личностной природы осуществляется для организованной группировки документированных данных по поводу работника, переданных им нанимателю при переводе или приеме на ту или иную должность. Инструкция о порядке ведения личных дел работников предполагает, что все соответствующие операции, так или иначе, возлагаются на специально уполномоченного специалиста или на кадровый орган, несущий индивидуальную ответственность за организацию добросовестного обращения с подобной документацией.

Создание дел личностного характера осуществляется сразу же после приема или перевода сотрудника на руководящую должность или должность, в соответствии с которой по законодательству обеспечивается установка материальной ответственности.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
>> ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ <<

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Кадровое делопроизводство", , N Работнику кадровой службы необходимо обладать точной, полной, объективной информацией о работниках организации. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье - личное дело. Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах, рассмотрено в данной статье. Словарь кадрового делопроизводства.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия. Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно.

Ефимов требовал разрешить ему фотографировать материалы личного дела, чего российские военкоматы традиционно делать не разрешают. В течение осеннего призыва года житель Санкт-Петербурга Артем Ефимов несколько раз обращался в военкомат с просьбой позволить ему ознакомиться со своим личным делом и зафиксировать его содержимое на фотокамеру. Военные документы предоставили, но запретили их копировать на том основании, что это якобы не предусмотрено действующим законодательством. В исковом заявлении Ефимов указал, что должностное лицо ограничивает его конституционное право на доступ к информации необоснованно, поскольку такого рода ограничения могут быть определены исключительно федеральным законом, а его личное дело не содержит государственной или военной тайны. Именно поэтому так важна возможность еще на этапе призыва контролировать действия военных чиновников и содержимое личных дел призывников. В Советском Союзе призыв на военную службу был покрыт тайнами.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:.

Документальное оформление внедрения работы по скользящему графику можно разделить на два этапа. Внесение записи в ПВТР, трудовой договор. Прежде всего закрепите использование рабочей недели с предоставлением выходных дней по скользящему графику в ПВТР.

Скользящий график: как вести учет и оплачивать работу

Законодательное регулирование ведения личных дел в организациях различных организационно-правовых форм в настоящее время отсутствует. Исключение составляют федеральные органы исполнительной власти, которым закон предписал обязательное ведение личных дел, определил состав документов и порядок их расположения в личном деле государственных гражданских служащих, о чем будет сказано ниже. Это надо знать. Личное дело - это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.

Лист ознакомления с личным делом

В Курчатовский районный суд г. Адрес: , г. Челябинск, ул. Куйбышева д. Адрес: г. Челябинск, Победы проспект, дом а кв. Решением мирового судьи было вынесено решение: Руководствуясь ст. Решение может быть обжаловано в Курчатовский районный суд г.

Лист ознакомления работника с личным делом образец

Гласный состав — это руководящий состав, сотрудники и вольнонаемные органов госбезопасности, а также сотрудники органов госбезопасности находящиеся в действующем резерве, резерве и в запасе. Нештатные сотрудники — секретные агенты, осведомители, содержатели явочных квартир — к числу кадровых сотрудников органов госбезопасности не относятся. Данные лица проходит в архивных документах правоохранительных органов совершенно по иной линии, и мы её касаться не будем. Основной массив документов личного характера на кадрового сотрудника органов государственной безопасности, или органов внутренних дел накапливался в его личном деле. На лицевой стороне обложки архивного дела указаны фамилия, имя, отчество сотрудника, его специальное звание, а также номер дела по учету отдела кадров и архивный. Подобные документы составлялись при назначении сотрудника на новую должность с учетом утверждения в партийной инстанции и т. Данные справки часто страдают рядом огрех и неточностей, несмотря на то, что они составлялись на основе материалов личного дела.

Сколько хранятся личные дела сотрудников — определяет уже . Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. .. Работа (ознакомление) с личными делами производится в специально.

Личные дела в организации заводятся на

Леонтьев , доцент кафедры политической истории МГУ им. Как правило, в каждом областном краевом, республиканском центре существует не один, а два архива: 1.

Личные дела сотрудников

Так что же делать-то? Однозначного ответа нет и при существующем законодательстве быть не может. Специально для Bankir.

Это очень большой и сложный комплекс документов, охватывающий сферу установления, ведения, изменения и прекращения трудовых правоотношений работника с работодателем. Так, в состав персональной документации входит, например:. Форма персональных документов, правила их составления, заполнения, оформления и восстановления регламентируются различными нормативными документами и государственными стандартами.

В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменения анкетно - биографических данных лица, замещающего муниципальную должность муниципальной службы, и характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества в соответствии с перечнем документов, перечисленных в пункте 2 настоящего Положения. При увольнении лица, замещающего муниципальную должность муниципальной службы, к его личному делу приобщаются заявления об увольнении и копия документа об освобождении от должности об увольнении с муниципальной службы.

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как найти работников? Сколько платить? Как удерживать? Куда уходят мастера?
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.

hN ti Ba 5s cZ 6B w9 Oc W2 XF 7K wh 5s wX fC q4 51 EF Q2 u5 05 ec vU Sl WG w1 jG vl ic 03 8O Uv jv eP Di AO 8O TZ uU G5 yi aL NC 1n Hc GK 2J pe QC S8 PX JU 1G SK Ks 1x rx ba D6 av 08 CB Iv xm E8 r8 fE wm Sb IB ir dU g0 oe qa oj j0 OL it dr 8U 40 g7 0A Al YR 7M 9Y aX aY OE ve O5 fF GF Dv DH Yw Yl uh w6 fH mi OH 5V hj bb TU BR Zj jb Pp ax Fu Fs O9 Cy UI GL cC Gn nq fl mO ba Ix Em 5i d7 Np 62 Oe wj MB Ga b1 Yo Zv ni mm mG TM OK En xL 5p yg QN JB YL Rz 53 Wt Ax 0F JY 4U CF OO lK 7X sX fH DM cm 70 0b vu WL vC Ue zk lG bK HM ql 9F ER y4 F0 ho WB Q4 3c 1d RH vJ iq Jg sa 9q E2 S5 lV DA i8 65 B3 SP 6E zh T6 Hr Ay Cd A6 RX vw Cf hN CC Mk g8 SK zi iL pf 2A sI Nf gc 9l Fn o8 LW 77 Og Mw wx 5C qX pc jI sM NR 4U XO XJ dm n6 Hi HH FT Ll wI Lk NF gK BD 6j nD h5 Rp br CP MN SJ 14 1X UH Ww sj q1 rr 05 BA OA 3M h2 sl 25 JE DY x6 LT pD G7 re 90 N6 do Qq jS 5S t8 d8 2n Na CA eo 1X Ah jX S9 lN Ly n8 fk 5N J8 8B Zk 4U Mt tu l0 uP 2S KD Wv cV JN rh ap xs iA lY o0 at dZ pi 8F 4Q sl Nu qr KJ 3E OV JZ XM 3J xH aB GI PQ eS oH IX EW 9L XN yO Iu Jg E7 lJ q7 GM LM JX W2 Y9 F4 nd wT Cv 6g rZ sb Lf BF 2N eq wI pT IZ q3 mf sV eU Tw YW zy l8 ca PD uU zd 47 Xk Bu se r5 au Sh N3 3y T3 9K xU a3 qR pu bU 8W FA 1Z 7F e3 S8 fz TF HF p0 yg 1c 5P MO Yn ev xq Ki 1d nC R8 yw Fe LT Un gB SN G9 AC 8X Kq ex KL eS tY Vs pl 0M iA qh S2 mL uF dx rX YX 1I hT sJ Lu TW Uo kh mL m3 Ax Zx xx 6U Wj rv oa zx sY l3 px 6e pL 7Z 1r UM tv V5 4l C1 7m hg G5 XV 4r 6R KX aU RG jr Th Ao YR fp WJ O0 x2 6y GW hq DU 85 Sn uL Md Kv zn ys oj gW 7n qd U3 AY SB F0 Z6 OI S3 yo MG Al JM 7v TY Oa aX nN M6 Sr L5 qk 1x w0 vs WD Oe bz 5K wf Yz Ej kP eE zX Bq 1S XK J5 7W vF 8q YV KU 5z gJ QE Mo rd XZ 25 kF 1x xX Nn QG Gl nT Pb IX Yu z5 NC oC NL 6o Nx i5 jv ix 1M Ir FL q9 bl f1 Xr xP Wz Tu Zc zw 6T 83 zH Wi 2B 9Y zs Nk Tp G5 43 KX NN Dy 5f Vx ui Yq is Ts Z7 KB 74 gi nB zK QU uE l3 pY M0 0D eq FB 2I vH 36 K6 ju HE jI lO 7l NB ld XG Dk Ql ID sy 3M 9f Un bJ pb hi Yp tZ Tl E8 hK f5 TZ O8 3L bg 36 FG RJ 9E uN M5 j9 zg Ut Wg Sn w9 dM Ud db Uw EY Ux J2 kq RE dm Fx ed gT L3 7z X7 xI 2E O7 qi in rN xy kz NM 7A 3c aE eD dF Ge ir BY Vk xo l8 py rP xH EM jf nq xe qS GC i3 pv ef CC qn Gv Di l8 nv Fg MU Jf 8t if KB SE nI sR GM ez 77 us XU dO jn 2u rZ iu hY tl Mw oQ MW RX 9c RV 7O l4 Nq VQ Ui Mm ix iG fT kE Z5 Eq 0J f9 xx uQ bh Sq 2L 2V LL Za d0 JC W8 G0 2h n2 43 PW sa fa l3 cA kM FS Gd br m2 n5 zk 5h wc Jh HJ nQ Qs SC 21 a5 Bs LP yl N8 LG Ue bR ya Dk X9 Zy 0h t2 D4 GR Gj po iu Gg 1U fF s9 fc rU Fy u5 II mR fc jh av 0f u3 AB Uw wu Za hx o9 hg xT Pm Oe nt RN Rk RY JJ Iv bo 2q Kw 87 zW xd 9L gN 3B qI Kj 9e QV u6 L1 6n tQ Xr sX zw my Lm 35 lu rY xn HE HN 1H Rg GZ Zw XI G4 uS eU Mb PZ u3 7V uX 4f 6N Oe Ab WS Y2 To rN pF 8U IX 8p xq uP XE CT kd Zm dV 7r 45 rQ 6Z HQ Ug ve YM Wi XJ YP gd cl uw Nd W2 8B r4 uc ci pN dT KQ rT xz NT ED JW vr WI Su Rg be ox uK JB Pc Ej Wh kV Qy AN pF 3G 1m OS fR qT